İŞÇİ ÖZLÜK DOSYASI

İŞÇİ ÖZLÜK DOSYASINDA OLMASI GEREKEN EVRAKLAR NELERDİR?

Yeni işe giren personelden işe giriş esnasında bazı evraklar istenir. Bu evraklar  işçinin özelliğine ve işin niteliğine bağlı olarak değişebilse de temel olarak bazı evraklar her personel dosyasında bulunmalıdır. Özlük evraklarını eksiksiz olarak temin eden, düzenli ve güncel olarak saklayan işverenler; denetimler karşısında önemli avantajlar sağlarlar.

Sadece işe girişte değil personel işe devam ettiği sürece özlük evraklarını takibe devam edilmelidir. Çalışılan süre içerisinde personelle ilgili yapılan yazışma, resmi evrak, izin formları,tutanaklar gibi birçok belge her bir personel için ayrı dosyalanmalı ve gerektiğinde ibraz edilebilmelidir.

HER İŞÇİNİN ÖZLÜK DOSYASINDA  OLMASI GEREKEN EVRAKLAR

1. – Nüfus cüzdanı fotokopisi
2. – Nüfus kayıt örneği
3. – İkametgâh Belgesi
4. – Diploma fotokopisi
5. – Sağlık raporu
6. – Kan grubu kartı
7. – Adli sicil kaydı
8. – 2 adet resim
9. – Aile durumunu bildirir belge
10. – Askerlik durumunu gösteren belge
11. – İş Sözleşmesi / Hizmet Sözleşmesi
12. – SGK işe giriş bildirgesi

İŞÇİNİN ÖZELLİKLERİNE GÖRE ÖZLÜK DOSYASINDA BULUNMASI GEREKEN EVRAKLAR

1. ·         Teşvikten faydalanılıyorsa bunu gösteren belgeler
2. ·         Personel engelli ise Sakatlık Raporu Fotokopisi ya da aslı
3. ·         Sakatlık indiriminden faydalanan işçi için Gelir İdaresi Başkalığından alınmış indirim yazısı
4. ·         Eski Hükümlü, Terör Mağduru veya Engelli işçinin İŞ-KUR müracaat kayıt evrakı
5. ·         İşçi 18 yaşından küçükse ebeveyninin muvafakatnamesi
6. ·         Yabancı işçiler için çalışma izni kartı fotokopisi ya da izin belgesi

İŞİN NİTELİĞİNE GÖRE ÖZLÜK DOSYASINDA BULUNMASI GEREKEN EVRAKLAR

1. ·         Fazla mesai için işçinin onay verdiğini gösteren imzalı belge
2. ·         Teslim edilen araç gereçler var ise bunların zimmet belgesi
3. ·         İşin niteliğine uygun muayene raporları
4. ·         Periyodik sağlık kontrolü gerektiren işler için sağlık raporları
5. ·         Ağır ve Tehlikeli İşlerde çalıştırılan personellerin bilgilerinin olduğu liste
6. ·         Şoför işçi için ehliyet fotokopisi
7. ·         İşçinin değişen vardiyalarla çalışması halinde haftalık çalışma saatlerini gösteren posta çizelgesi

İŞE DEVAM EDERKEN ÖZLÜK DOSYASINA EKLENEBİLECEK EVRAKLAR

1. ·         Yıllık izin, ücretsiz izin, mazeret izni ve benzeri izin belgeleri,
2. ·         Doğum izni, çalışabilir/çalışamaz raporları, emzirme izni dilekçeleri,
3. ·         İşçi hakkında tutulan tutanak, olay tespit formları, işçiden istenen savunma talep yazısı, işçinin savunması, işçiye verilen uyarılar,
4. ·         İstirahat ve iş göremezlik raporları
5. ·         İmzalı bordrolar/ücret pusulaları
6. ·         Ücret Kesme cezası varsa nedenini gösteren belgeler
7. ·         Maaş zammı, unvan değişikliği veya sosyal haklarında oluşan değişiklikleri bildiren yazılar, terfi ve nakil bildirimleri, görevlendirme yazıları,
8. ·         Performans değerlendirme formları
9. ·         İşçilerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda mesleki riskleri, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirme belgeleri
10. ·         İş kazası tutanağı
11. ·         Geçici olarak bir başka işyerine devredilecek işçinin rızasını gösteren belge
12. ·         İşçi hakkında yapılan tüm resmî yazışmalar

İŞTEN AYRILAN İŞÇİNİN ÖZLÜK DOSYASINA EKLENEBİLECEK EVRAKLARI

1. ·         SGK işten ayrılış bildirgesi
2. ·         İbraname
3. ·         Çalışma Belgesi/Hizmet Belgesi
4. ·         Fesih bildirimi
5. ·         İstifa dilekçesi
6. ·         Kıdem ve İhbar Tazminatı Bordroları
7. ·         Haklı fesih varsa bu durumu kanıtlayan belgeler
8. ·         İşçiye noterle yapılan bildirimler
9. ·         İhbarname